La nuova disciplina del Whistleblowing

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Con  Decreto Legislativo 10.03.2023, n. 24, nel nostro ordinamento è stata introdotta una disciplina legislativa in materia di whistleblowing.

Che cos’è il Whistleblowing?

Per “whistleblowing” s’intende la segnalazione con cui un soggetto denuncia o riferisce ad autorità a ciò preposte – pubblicamente o segretamente – attività illecite o fraudolente compiute in un’organizzazione pubblica o in un ente privato.

Tale segnalazione può essere rivolta sia a un soggetto interno all’ente e deputato alla raccolta delle segnalazioni (c.d. segnalazione interna) sia a un soggetto esterno all’ente (c.d. segnalazione esterna).

Con il d. Lgs 24/2023, anche nel nostro ordinamento è stata introdotta una disciplina che definisce gli obblighi e i doveri che in tale materia ricadono sui soggetti privati. In particolare, i soggetti privati devono adottare modelli organizzativi volti a garantire la possibilità di effettuare – in modo sicuro e riservato – segnalazioni interne di violazioni.

A chi si applica questa disciplina?

La disciplina in materia di whistleblowing si applica ai seguenti soggetti privati:

• Soggetti privati che hanno impiegato, nell’ultimo anno, la media di almeno 50 lavoratori subordinati con contratti di lavoro a tempo determinato o indeterminato;
• Soggetti privati che esercitano attività che rientrano nell’elenco di cui all’allegato – Soggetti Privati –, anche se nell’ultimo anno non hanno raggiunto la media di almeno 50 lavoratori subordinati;
• Soggetti privati diversi da quelli di cui al numero precedente, che rientrano nell’ambito di applicazione del d. Lgs 231/2001 (in materia di responsabilità amministrativa da reato delle società e degli enti) e adottano i modelli di gestione e di organizzazione ivi previsti, anche se nell’ultimo anno non hanno raggiunto la media di almeno 50 lavoratori subordinati.

Che cosa devono fare questi soggetti?

I soggetti di cui al paragrafo precedente devono – sentite le rappresentanze e le organizzazioni sindacali – attivare propri canali di segnalazione interna per la denuncia di attività illecite o fraudolente che garantiscano, anche tramite il ricorso a strumenti di crittografia:

• La riservatezza dell’identità della persona segnalante;
• La riservatezza dell’identità della persona coinvolta o comunque menzionata nella segnalazione;
• La riservatezza del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.

La gestione di tale canale di segnalazione interna è affidata:

• A una persona o a un ufficio interno autonomo dedicato e con personale specificamente formato;
• A un soggetto esterno, anch’esso autonomo e con personale specificamente formato.

Se il soggetto privato adotta modelli di organizzazione e di gestione di cui al d. Lgs 231/2001, essi devono prevedere e disciplinare i canali di segnalazione interna.

N.B.: I soggetti del settore privato che hanno impiegato, nell’ultimo anno, una media di lavoratori subordinati – con contratti di lavoro a tempo indeterminato o determinato – non superiore a 249 possono condividere il canale di segnalazione interna e la relativa gestione.

Come possono essere effettuate le segnalazioni interne?

Le segnalazioni interne sono effettuate in forma scritta, anche con modalità informatiche, oppure in forma orale. In quest’ultimo caso le segnalazioni sono svolte:

• Attraverso linee telefoniche o sistemi di messaggistica vocale ovvero
• Mediante un incontro diretto fissato entro un termine ragionevole con il segnalante, su richiesta di quest’ultimo.

Le informazioni sul canale, sulle procedure e sui presupposti per effettuare segnalazioni interne devono essere esposte in modo visibile nei luoghi di lavoro, nonché pubblicate sul sito Internet.

Cosa bisogna fare una volta che è stata presentata una segnalazione interna?

La persona o l’ufficio interno ovvero il soggetto esterno ai quali è affidata la gestione del canale di segnalazione devono:

• Rilasciare al segnalante avviso di ricevimento della segnalazione entro 7 giorni dalla ricezione;
• Mantenere le interlocuzioni con il segnalante chiedendogli, se necessario, integrazioni;
• Dare diligentemente seguito alle segnalazioni ricevute;
• Fornire riscontro alla segnalazione entro 3 mesi dalla data dell’avviso di ricevimento o comunque entro 3 mesi dalla scadenza del termine di 7 giorni dalla segnalazione.

Quali sono le sanzioni previste?

Se, nonostante gli obblighi di legge, non vengono istituiti canali di segnalazione, non vengono adottate procedure per effettuare e gestire le segnalazioni o non viene svolta l’attività di verifica e analisi delle segnalazioni ricevute, è prevista l’applicazione di una sanzione amministrativa pecuniaria da € 10.000 a € 50.000.

La medesima sanzione è prevista nel caso in cui avvengano ritorsioni contro il segnalante, la segnalazione venga ostacolata o si tenti d’ostacolarla ovvero venga violato l’obbligo di riservatezza.

*Per ogni ulteriore chiarimento e approfondimento di Vostro interesse potete contattare l’Avvocato Alberto Iadanza all’indirizzo e-mail: alberto.iadanza@slt.vr.it